Als directeur, bestuurder zijn vergaderingen en overleggen aan de orde van de dag. Een team- of bouwoverleg binnen de school. Een overleg met directies binnen het bestuur. Overleggen met de GMR en de RvT. Dit is een belangrijk onderdeel van het dagelijks werk.
Binnen onze werkomgeving hebben wij daarom een handige vergaderfunctie ontwikkeld. Deze laat een overleg efficiënter verlopen. Vanuit een heldere structuur. In dit bericht gaan we in op de mogelijkheden.

Hoe werkt vergaderen

Met de vergaderfunctie in MijnOnderwijsportaal heb je een duidelijk overzicht van alle vergaderingen.
Het geeft een helder overzicht van de aankomende en afgeronde vergaderingen.

Een overzichtelijke agenda

Per geplande vergadering krijgt de deelnemer een overzicht van de vaste agendapunten.
Bijvoorbeeld: opening, ingebrachte onderwerpen, besluiten, rondvraag.
De medewerker die de vergadering voorbereidt, kan vaste agendapunten bewerken. De onderwerpen noteren. Uitleg geven en relevante url’s opnemen.
Als agendapunten zijn vastgelegd, kunnen de overige deelnemers per vergaderitem ingebrachte onderwerpen toevoegen. Zo hebben deelnemers van een overleg vooraf inzicht welke onderwerpen er op de agenda staan.

Breng structuur in de vergadering

Als je start met de vergadering dan kun je aangeven wie aanwezig is, en wie niet. Ook de aanwezigheid van deelnemers die eenmalig meevergaderen of externen wordt vastgelegd en gedocumenteerd. De vergadering wordt gestart met een playknop. Tijdens de vergadering kunnen per agendapunt direct aantekeningen en afspraken worden vastgelegd. Dat geldt ook voor besluiten en het toewijzen van taken, inclusief start- en einddatum.
Groot voordeel van de uitgebreidere vergaderingfunctie in MijnOnderwijsportaal is dat de toegewezen taken direct op het persoonlijke dashboard van de medewerker worden vermeld. Daarnaast vindt de medewerker deze taken ook terug in het Takenoverzicht op het dashboard, waarin alle taken staan die in Microsoft 365 zijn aangemaakt. Is de taak afgehandeld dan kun je dit zowel in de vergadering, je persoonlijke takenoverzicht of in het Dashboard Taken bijwerken.

Notulen die bijdragen aan compliance

Is de vergadering afgerond, dan worden de notulen automatisch opgemaakt. Het rapport biedt de deelnemers onder andere een handig overzicht van de aanwezigen en afwezigen, behandelde onderwerpen, ingebrachte onderwerpen, toegewezen taken en besluiten. Alles wordt vastgelegd in een pdf-document en opgeslagen bij de juiste vergadering. Bij de inrichting wordt de huisstijl van het bestuur hiervoor opgenomen.

Voordelen

Vergaderen met MijnOnderwijsportaal:

• brengt meer structuur in je vergaderingen (het rondsturen van agenda's is hiermee verleden tijd).
• biedt een helder overzicht van te bespreken onderwerken.
• zorgt dat alle relevante documenten op de juiste plek staan.
• maakt het opstellen van notulen en het bijhouden van een presentielijst overbodig.
• plaatst de gemaakte afspraken in Microsoft 365 en in de notulen (compliance).
• geeft de deelnemers een helder overzicht van toegewezen taken.
• laat altijd een actueel overzicht zien van de voortgang van lopende taken.

Is Teams niet een beter vergaderplatform?

Teams is zeker handig voor videobellen of een overleg over één bepaald onderwerp. Teams biedt gebruikers echter geen structuur om vergaderingen vast te leggen. Ook ontbreekt een overzicht van de afgeronde vergaderingen. Bovendien biedt Teams geen structuur om vaste agendapunten te organiseren, ingebrachte onderwerpen vast te leggen of besluiten en taken op te nemen.

Wil je meer informatie?

Wil je als schoolbestuur vergaderingen efficiënter laten verlopen? Wij vertellen je graag meer over deze functie en de andere voordelen die MijnOnderwijsportaal het onderwijs biedt.